KRD i wezwanie do zapłaty z ostrzeżeniem o wpisie do rejestru – przewodnik

1. Kiedy wierzyciel może wpisać dłużnika do KRD?

Zanim dłużnik trafi do rejestru, muszą zostać spełnione określone warunki. Różnią się one w zależności od tego, czy dłużnik jest dłużnikiem będącym konsumentem, czy dłużnikiem niebędącym konsumentem.

Warunki przekazania informacji o zobowiązaniu dłużnika będącego konsumentem

• Zobowiązanie powstało w związku z określonym stosunkiem prawnym, w szczególności z tytułu umowy o kredyt konsumencki lub umowy, o której mowa w art. 187¹ Kodeksu postępowania cywilnego.
• Łączna kwota wymagalnych zobowiązań tego dłużnika, wobec tego samego wierzyciela wynosi co najmniej 200 zł brutto,
• Zobowiązanie jest wymagalne od co najmniej 30 dni.
• Upłynął co najmniej miesiąc od wysłania przez wierzyciela listem poleconym albo od doręczenia dłużnikowi do rąk własnych lub na adres do doręczeń elektronicznych wpisany do bazy adresów elektronicznych wezwania do zapłaty zawierającego ostrzeżenie o zamiarze przekazania danych do KRD, z podaniem firmy i adresu siedziby KRD.
• Nie upłynęło 6 lat od dnia wymagalności zobowiązania. Jeżeli roszczenie zostało stwierdzone prawomocnym orzeczeniem sądu lub innego właściwego organu, orzeczeniem sądu polubownego albo ugodą wskazaną w ustawie, termin ten liczy się od dnia stwierdzenia roszczenia.

Warunki przekazania informacji o zobowiązaniu dłużnika niebędącego konsumentem

• Zobowiązanie powstało w związku z określonym stosunkiem prawnym, w szczególności z tytułu umowy związanej z wykonywaniem działalności gospodarczej.
• Łączna kwota wymagalnych zobowiązań tego dłużnika, wobec tego samego wierzyciela wynosi co najmniej 500 zł brutto.
• Zobowiązanie jest wymagalne od co najmniej 30 dni.
• Upłynął co najmniej miesiąc od wysłania wezwania listem poleconym albo od jego doręczenia dłużnikowi do rąk własnych lub na adres do doręczeń elektronicznych wpisany do bazy adresów elektronicznych. Wezwanie musi zawierać ostrzeżenie o zamiarze przekazania danych do KRD oraz firmę i adres siedziby KRD. Jeżeli umowa będąca źródłem zobowiązania przewiduje wysyłkę wezwania w formie elektronicznej na wskazany w niej adres e-mail dłużnika, miesiąc liczy się od wysłania takiej wiadomości.

2. Co powinno zawierać wezwanie do zapłaty z ostrzeżeniem o zamiarze przekazania informacji do KRD?

Warto rozróżnić dwa pojęcia: wezwanie do zapłaty oraz ostrzeżenie o zamiarze przekazania informacji gospodarczej do KRD. W praktyce ostrzeżenie może być zawarte w wezwaniu do zapłaty, jednak dla możliwości późniejszego przekazania informacji do rejestru kluczowe jest spełnienie wymogów dotyczących ostrzeżenia.

Jeżeli ostrzeżenie jest zawarte w wezwaniu do zapłaty, pismo powinno obejmować:

1. Dane wierzyciela – nazwa lub imię i nazwisko, adres siedziby lub zamieszkania.
2. Dane dłużnika – imię i nazwisko lub nazwa firmy, adres.
3. Opis zobowiązania – tytuł prawny długu (np. umowa, faktura), kwota zadłużenia wraz z walutą, data powstania zaległości.
4. Termin zapłaty – wyraźnie wskazany termin, do którego dłużnik powinien uregulować należność.
5. Ostrzeżenie o zamiarze przekazania informacji gospodarczej do KRD – jednoznaczna informacja o zamiarze przekazania informacji gospodarczych do biura wraz z podaniem jego firmy i adresu siedziby: Krajowy Rejestr Długów Biuro Informacji Gospodarczej S.A., ul. Danuty Siedzikówny 12, 51-214 Wrocław.
6. Informacja o prawie do sprzeciwu – dłużnik musi zostać poinformowany, że przysługuje mu prawo zgłoszenia sprzeciwu wobec zamiaru przekazania jego danych do rejestru.
7. Informacja dotycząca RODO – jeżeli dłużnik jest osobą fizyczną, wezwanie powinno zawierać informację, że do przetwarzania jego danych osobowych przez wierzyciela w związku z przekazaniem informacji do BIG nie stosuje się art. 21 ust. 1 RODO.

3. Jak przygotować wezwanie do zapłaty z ostrzeżeniem o zamiarze przekazania informacji do KRD?

Przed przygotowaniem wezwania upewnij się, że dane dłużnika i informacje o zobowiązaniu są prawidłowe, a należność istnieje, jest wymagalna i ma właściwie określoną wysokość.

Wezwanie możesz przygotować i wysłać za pośrednictwem KRD, korzystając z usługi Wezwanie do zapłaty. KRD wysyła w imieniu wierzyciela listem poleconym wezwanie sygnowane logotypem KRD BIG S.A., zawierające klauzulę informującą o zamiarze przekazania informacji o zobowiązaniu do KRD. Dokument ten spełnia wszystkie wymogi ustawowe. Dzięki temu wierzyciel nie musi samodzielnie przygotowywać i organizować wysyłki dokumentu.

4. Jakie są możliwe formy wysłania lub doręczenia pisma zawierającego ostrzeżenie?

Forma wysłania lub doręczenia pisma zawierającego ostrzeżenie ma kluczowe znaczenie – od niej zależy, czy spełniony zostanie warunek konieczny do dokonania wpisu. Ustawa przewiduje następujące możliwości:

• List polecony – wysłany na adres do doręczeń wskazany przez dłużnika, a jeżeli dłużnik go nie wskazał: w przypadku konsumenta na adres miejsca zamieszkania, a w przypadku dłużnika niebędącego konsumentem na adres siedziby lub miejsca wykonywania działalności gospodarczej.
• Doręczenie do rąk własnych – bezpośrednie doręczenie wezwania dłużnikowi; dla celów dowodowych warto uzyskać potwierdzenie doręczenia.
• e-Doręczenie – doręczenie na adres do doręczeń elektronicznych wpisany do bazy adresów elektronicznych; forma ta jest dopuszczalna zarówno wobec konsumenta, jak i dłużnika niebędącego konsumentem.
• Zwykły e-mail – wyłącznie wobec dłużnika niebędącego konsumentem, jeżeli umowa będąca źródłem zobowiązania przewiduje taką możliwość i wskazuje adres e-mail dłużnika.

Przy liście poleconym miesięczny termin biegnie od dnia wysłania. Przy doręczeniu do rąk własnych lub na adres do e-Doręczeń termin biegnie od dnia doręczenia. W przypadku dopuszczalnego zwykłego e-maila do dłużnika niebędącego konsumentem miesiąc liczy się od dnia wysłania wiadomości. Wierzyciel powinien posiadać potwierdzenie nadania wezwania lub inny właściwy dowód wysłania albo doręczenia, aby móc wykazać spełnienie wymaganego warunku oraz datę, od której liczony jest termin.

5. Jakie konsekwencje niesie wpis do KRD?

• Utrata wiarygodności finansowej – banki, instytucje pożyczkowe oraz kontrahenci biznesowi mogą odmówić zawarcia umowy lub żądać dodatkowych zabezpieczeń.
• Problemy z uzyskaniem kredytu lub pożyczki – instytucje finansowe rutynowo weryfikują potencjalnych klientów w bazach takich jak KRD. Obecność wpisu może również utrudnić korzystanie z zakupów na raty oraz usług odroczonych płatności.
• Trudności w relacjach biznesowych – przedsiębiorcy często sprawdzają kontrahentów przed podpisaniem umowy, a negatywny wpis może skutkować utratą zleceń.

6. Jak zlecić wpis przez KRD i jakie są warunki?

• Przekazane dane muszą być kompletne i zgodne z wymogami ustawy – brakujące informacje spowodują zwrot danych do uzupełnienia.
• Wpis jest możliwy wyłącznie po spełnieniu właściwych warunków ustawowych dla danego trybu, w tym dotyczących kwoty i wymagalności zobowiązania oraz wcześniejszego wysłania lub doręczenia pisma zawierającego wymagane ostrzeżenie. Dla wpisu na podstawie tytułu wykonawczego obowiązują odrębne zasady.
• Zarówno przedsiębiorcy, jak i osoby prywatne posiadające tytuł wykonawczy mogą zlecić wpis do KRD. W przypadku wpisu na podstawie tytułu wykonawczego nie obowiązuje minimalna kwota zobowiązania, a informację można przekazać po upływie 14 dni od wysłania ostrzeżenia o zamiarze przekazania informacji gospodarczej do KRD.
• Przed zleceniem wpisu upewnij się, że wszystkie dane są aktualne i zgodne z rzeczywistością.

7. Podsumowanie – co warto zapamiętać?

• W standardowym trybie przed przekazaniem informacji do KRD wierzyciel musi wysłać lub doręczyć pismo zawierające wymagane ostrzeżenie o zamiarze przekazania informacji gospodarczej do KRD. Dla wpisów na podstawie tytułu wykonawczego obowiązują odrębne zasady.
• Pismo musi zawierać pełną nazwę i adres KRD oraz informację o prawie dłużnika do sprzeciwu.
• W standardowym trybie termin oczekiwania wynosi co najmniej 1 miesiąc; w przypadku wpisu na podstawie tytułu wykonawczego – 14 dni od wysłania ostrzeżenia.
• W standardowym trybie minimalna kwota zobowiązania to 200 zł brutto dla konsumenta i 500 zł brutto dla dłużnika niebędącego konsumentem. Przy wpisie na podstawie tytułu wykonawczego minimalna kwota nie obowiązuje.
• Forma wysłania lub doręczenia pisma zawierającego ostrzeżenie musi odpowiadać wymogom ustawy, a wierzyciel powinien posiadać potwierdzenie nadania lub właściwy dowód doręczenia. List polecony jest bezpiecznym wyborem w tym przypadku.
• Wpis do KRD niesie realne konsekwencje finansowe i biznesowe dla dłużnika.
• Jeśli jesteś wierzycielem i chcesz dowiedzieć się więcej o możliwości wpisania dłużnika do rejestru lub zweryfikować wiarygodność kontrahenta, warto skontaktować się z opiekunem KRD lub założyć konto.