Zgłoszenie dłużnika do KRD – kiedy warto podjąć ten krok?

Wpis do KRD to nie tylko odzyskiwanie należności

Wpis do KRD jest często kojarzony przede wszystkim z wsparciem w procesie odzyskiwania należności. Jego znaczenie jest jednak znacznie szersze. Informacja o zadłużeniu może być uwzględniana podczas oceny wiarygodności płatniczej kontrahenta przez przedsiębiorców, banki, instytucje finansowe oraz inne podmioty uprawnione do korzystania z danych gospodarczych.

Dzięki temu wpis nie tylko może motywować dłużnika do spłaty zobowiązania, ale również wspiera bezpieczeństwo obrotu gospodarczego. Pozwala uczestnikom rynku podejmować bardziej świadome decyzje dotyczące współpracy, finansowania czy udzielania odroczonych terminów płatności.

Zanim jednak zdecydujesz się na taki krok, warto ocenić, czy wpis jest uzasadniony biznesowo oraz czy spełnione są warunki pozwalające na jego dokonanie zgodnie z przepisami prawa.

Kiedy warto dopisać dłużnika do KRD?

Wpis do KRD warto rozważyć szczególnie wtedy, gdy wcześniejsze działania polubowne (przypomnienia, rozmowy, ugody) nie przyniosły rezultatu. Najczęściej dotyczy to sytuacji, gdy:

• kontrahent nie płaci mimo upływu terminu płatności,
• ignoruje kontakt telefoniczny lub mailowy,
• wielokrotnie deklarował spłatę, ale nie dotrzymał obietnic,
• kolejne przypomnienia o płatności pozostają bez odpowiedzi,
• chcesz zabezpieczyć swoją firmę i jednocześnie poinformować rynek o istniejącym zadłużeniu,
• zależy Ci na podjęciu działań przed skierowaniem sprawy na drogę sądową.

W praktyce wpis do KRD jest często kolejnym krokiem podejmowanym po wykorzystaniu metod polubownych.

Kiedy możesz dopisać dłużnika do KRD?

Zasadność biznesowa wpisu to jedno, ale równie ważne są wymagania ustawowe.
Aby przekazać dane do KRD, muszą zostać spełnione określone warunki, między innymi dotyczące:

• minimalnej wartości zadłużenia - co najmniej 200 zł brutto w przypadku konsumenta oraz 500 zł brutto w przypadku dłużnika niebędącego konsumentem,
• okresu wymagalności zobowiązania - zobowiązanie musi być wymagalne od co najmniej 30 dni,
• wysłania lub doręczenia dłużnikowi wezwania do zapłaty zawierającego ostrzeżenie o zamiarze przekazania informacji gospodarczej do KRD,
• upływu co najmniej miesiąca od wysłania lub doręczenia.

Przed dokonaniem wpisu warto upewnić się, że wszystkie wymogi zostały spełnione. Szczegółowe zasady opisaliśmy w artykule dotyczącym dopisywania dłużnika do KRD krok po kroku.

Odrębne zasady obowiązują, gdy zobowiązanie zostało stwierdzone tytułem wykonawczym. W takim przypadku nie stosuje się minimalnych progów 200 zł i 500 zł ani 30-dniowego okresu wymagalności. Wierzyciel może przekazać informacje gospodarcze do KRD po upływie co najmniej 14 dni od wysłania listem poleconym albo doręczenia dłużnikowi pisma zawierającego ostrzeżenie o zamiarze przekazania danych do biura. Należy także przekazać dane organu orzekającego, datę wydania i sygnaturę tytułu wykonawczego, a od stwierdzenia zobowiązania nie może upłynąć 6 lat.

Kiedy warto zachować szczególną ostrożność?

Niektóre sytuacje wymagają dodatkowej analizy przed dokonaniem wpisu. Szczególną ostrożność warto zachować, gdy:

• dłużnik kwestionuje istnienie zobowiązania lub jego wysokość,
• trwa procedura reklamacyjna,
• strony prowadzą zaawansowane negocjacje dotyczące ugody,
• wierzytelność została objęta postępowaniem restrukturyzacyjnym,
• istnieją wątpliwości dotyczące aktualnej wysokości zadłużenia.

W takich przypadkach należy upewnić się, że przekazywane informacje są zgodne ze stanem faktycznym oraz odpowiednio udokumentowane.

Jak ocenić swoją sytuację w 3 pytaniach?

Przed podjęciem decyzji odpowiedz sobie na trzy pytania:

1. Czy dłużnik nadal nie reguluje zobowiązania mimo wcześniejszych prób kontaktu? Jeśli przypomnienia, rozmowy i próby polubownego rozwiązania sprawy nie przynoszą efektów, wpis do KRD może być kolejnym uzasadnionym krokiem.
2. Czy spełnione są warunki wymagane do przekazania danych do KRD? Przed wpisem upewnij się, że zadłużenie spełnia warunki przewidziane przez ustawę.
3. Czy wierzytelność jest bezsporna i odpowiednio udokumentowana? Im lepiej udokumentowana sprawa, tym mniejsze ryzyko problemów w przypadku ewentualnego sprzeciwu dłużnika.

Jeżeli na wszystkie trzy pytania odpowiadasz „tak”, możesz rozważyć dopisanie dłużnika do KRD.

Checklista dla wierzyciela

Przed wpisaniem dłużnika do KRD sprawdź:

ETAP I – pierwsze działania po pojawieniu się zaległości

• Zobowiązanie nie zostało uregulowane.
• Posiadasz dokumenty potwierdzające istnienie zadłużenia.

Na tym etapie warto podjąć próbę kontaktu z dłużnikiem i przypomnieć mu o zaległej płatności. Jeżeli kontakt nie przynosi rezultatu lub dłużnik nie wywiązuje się ze składanych deklaracji, powinien to być sygnał do podjęcia kolejnych działań.

W takiej sytuacji warto wysłać wezwanie do zapłaty zawierające wymagane ostrzeżenie o zamiarze przekazania informacji gospodarczej do KRD. Wezwanie do zapłaty i ostrzeżenie są odrębnymi elementami, ale mogą zostać połączone w jednym piśmie. 

Dzięki temu rozpoczyna się bieg terminów wymaganych przez ustawę do dokonania wpisu. Jednocześnie jest to często skuteczne narzędzie motywujące do spłaty zadłużenia – ponad połowa dłużników zalegających z płatnościami nie dłużej niż rok reguluje swoje zobowiązania już po otrzymaniu ostrzeżenia o możliwości dopisania do Krajowego Rejestru Długów BIG S.A.

ETAP II – weryfikacja gotowości do wpisu

• Wysłano lub doręczono wezwanie do zapłaty zawierające ostrzeżenie o zamiarze przekazania informacji gospodarczej do KRD.
• Zobowiązanie jest wymagalne od co najmniej 30 dni oraz upłynął co najmniej miesiąc od wysłania lub doręczenia wezwania zawierającego ostrzeżenie,
• Dane dotyczące zadłużenia są aktualne.
• Nie istnieją okoliczności podważające zasadność wierzytelności.

Jeżeli wszystkie powyższe warunki zostały spełnione, możesz przejść do procesu dopisania dłużnika do KRD. Jeśli wcześniejsze działania nie doprowadziły do odzyskania należności, wpis jest naturalnym kolejnym krokiem. Może on nie tylko zmotywować dłużnika do spłaty zobowiązania, ale również poinformować uczestników rynku o istniejącym zadłużeniu, wspierając tym samym bezpieczeństwo obrotu gospodarczego.

Podsumowanie

Wpis do KRD może być skutecznym narzędziem wspierającym odzyskiwanie należności, ale jego rola nie ogranicza się wyłącznie do relacji pomiędzy wierzycielem a dłużnikiem. To również sposób na przekazanie uczestnikom rynku informacji o istniejącym zadłużeniu i zwiększenie przejrzystości obrotu gospodarczego.
Jeżeli dłużnik nie reguluje zobowiązań mimo wcześniejszych prób kontaktu, a warunki ustawowe zostały spełnione, wpis do KRD może być uzasadnionym kolejnym krokiem. Warto jednak każdorazowo ocenić sytuację indywidualnie i upewnić się, że przekazywane dane są zgodne ze stanem faktycznym.