KRD – pakiety sprawdzania firm dla małych firm

Czym jest KRD i jak działa w praktyce

KRD to pierwsze w Polsce Biuro Informacji Gospodarczych w Polsce, działające od 4 sierpnia 2003 roku. Podstawę prawną działania big-ów stanowi ustawa z dnia 9 kwietnia 2010 r. o udostępnianiu informacji gospodarczych i wymianie danych gospodarczych. Nie jest to rejestr państwowy, lecz instytucja działająca na podstawie przepisów ustawowych, której celem jest gromadzenie i udostępnianie danych dotyczących sytuacji finansowej konsumentów oraz firm – zarówno małych przedsiębiorców, jak i dużych podmiotów korporacyjnych.

Z bazą danych KRD współpracują między innymi banki, firmy pożyczkowe i inne instytucje finansowe, ale jej zasoby są w pełni dostępne również dla przedsiębiorców zawierających umowy handlowe. Dane są wprowadzane do systemu przez wierzycieli takich jak: Jednoosobowe Działalności Gospodarcze, Spółki Prawa Handlowego, Gospodarstwa Rolne, spółdzielnie mieszkaniowe, instytucje finansowe oraz jednostki samorządu terytorialnego, co sprawia, że baza jest wszechstronna i obejmuje zobowiązania z różnych sfer życia gospodarczego.

Dlaczego małe firmy powinny korzystać z pakietów sprawdzania w KRD

Mały przedsiębiorca, w odróżnieniu od dużej korporacji, nie dysponuje własnym działem analiz finansowych ani rozbudowanymi procedurami due diligence. Jednocześnie skutki współpracy z nierzetelnym kontrahentem mogą być dla małej firmy nieproporcjonalnie dotkliwe. Pakiety weryfikacji kontrahentów w KRD odpowiadają na to zapotrzebowanie, oferując dostęp do bazy dłużników oraz narzędzi analitycznych w ramach miesięcznej opłaty abonamentowej, która zazwyczaj mieści się w budżecie nawet najmniejszego przedsiębiorstwa.

Klienci korzystający z abonamentowych pakietów KRD mają dostęp do określonej liczby sprawdzeń i usług monitoringu w ramach wybranego pakietu. Przykładowo w aktualnej ofercie dostępne są pakiety takie jak Biznes Mini, Biznes Komfort czy Biznes Ekspert, różniące się liczbą dostępnych sprawdzeń oraz monitoringów kontrahentów. Po wykorzystaniu limitu możliwe jest dokonywanie dodatkowych sprawdzeń zgodnie z obowiązującym cennikiem. Szczegółowy zakres usług i warunki cenowe mogą ulegać zmianom, dlatego przed wyborem pakietu warto zapoznać się z aktualną ofertą KRD.

Co obejmuje standardowe sprawdzenie firmy w KRD

Sprawdzenie kontrahenta w KRD dostarcza informacji gospodarczych ujawnionych na temat danego przedsiębiorcy. Dane mogą obejmować między innymi kwotę i walutę zobowiązania, daty związane z przekazaniem informacji gospodarczej, podstawę jej przekazania oraz informacje dotyczące zobowiązania. W raporcie widoczna jest również data wysłania wezwania do zapłaty zawierającego ostrzeżenie o zamiarze przekazania informacji gospodarczej do biura informacji gospodarczej. Dla małego przedsiębiorcy istotne może być zwłaszcza to, czy w KRD są ujawniane informacje gospodarcze dotyczące potencjalnego kontrahenta oraz jaka jest wartość wskazanych zobowiązań.

Warto pamiętać, że przekazanie informacji gospodarczej do KRD jest możliwe dopiero po spełnieniu określonych warunków ustawowych. W przypadku dłużnika niebędącego konsumentem minimalna kwota zobowiązania wynosi co najmniej 500 zł brutto. Przekazanie informacji gospodarczej wymaga również spełnienia pozostałych warunków określonych w przepisach, w tym wcześniejszego przekazania dłużnikowi ostrzeżenia o zamiarze przekazania informacji gospodarczej do biura informacji gospodarczej. W praktyce najczęściej jest ono zawarte w wezwaniu do zapłaty. Ostrzeżenie o zamiarze przekazania informacji gospodarczej oraz wezwanie do zapłaty nie są pojęciami tożsamymi, choć mogą występować w tym samym dokumencie.

Przekazanie informacji gospodarczej do KRD może nastąpić niewcześniej niż po upływie miesiąca od wysłania lub doręczenia wymaganego wezwania zawierającego ostrzeżenie. Już samo otrzymanie takiego wezwania często skłania dłużników do kontaktu z wierzycielem i uregulowania zaległości jeszcze przed przekazaniem informacji gospodarczej do rejestru, dlatego dla przedsiębiorców znaczenie ma nie tylko sam wpis do KRD, ale również jego skuteczność w procesie odzyskiwania należności.

Brak informacji gospodarczych ujawnionych w KRD nie zawsze oznacza pełną wiarygodność płatniczą kontrahenta. Może również wynikać z innych okoliczności związanych z zakresem dostępnych danych lub działaniami wierzycieli.

Analiza Wiarygodności Płatniczej jako rozszerzone narzędzie weryfikacji

Dla małych firm, które chcą uzyskać bardziej pogłębioną ocenę kontrahenta, KRD udostępnia Analizę Wiarygodności Płatniczej. Narzędzie to służy do oceny prawdopodobieństwa terminowego wywiązywania się przez dany podmiot niebędący konsumentem ze zobowiązań pieniężnych. Analiza opiera się na algorytmie matematycznym uwzględniającym wiele czynników, m.in. obecność informacji gospodarczych ujawnionych w KRD, branżę działalności, okres prowadzenia działalności, rentowność, poziom kapitału oraz przychody wynikające ze sprawozdań finansowych. Wynikiem analizy jest ocena wiarygodności płatniczej oraz Limit Kupiecki, czyli kwota wyrażona w PLN, która może stanowić wsparcie przy ustalaniu warunków współpracy z kontrahentem. Limit ma charakter rekomendacyjny i nie stanowi decyzji kredytowej. Ocena wiarygodności płatniczej może wynikać z różnych czynników. 

Najniższą ocenę otrzymuje podmiot, gdy łączna wartość informacji gospodarczych ujawnionych w KRD przekracza 2000 zł lub 0,05% jego rocznego przychodu – w zależności od tego, który próg jest niższy. Dla firmy o rocznym przychodzie 100 000 zł próg wynosi 50 zł (0,05% × 100 000 zł), dla firmy z przychodem 500 000 zł – 250 zł, a dla firmy z przychodem 1 000 000 zł – 500 zł. Na ocenę mogą wpływać również czynniki związane ze specyfiką branży oraz pozostałe elementy uwzględniane przez model analityczny.

Monitoring firm – bieżąca ochrona przed ryzykiem

Jednorazowe sprawdzenie kontrahenta dostarcza informacji aktualnych na moment wykonania raportu. Sytuacja przedsiębiorców może jednak zmieniać się w czasie. KRD oferuje usługę monitoringu, która umożliwia otrzymywanie informacji o zmianach danych ujawnionych w KRD dotyczących obserwowanego kontrahenta. Powiadomienia mogą dotyczyć m.in. nowych informacji gospodarczych lub zmian danych już ujawnionych w rejestrze. Dla małej firmy utrzymującej długoterminowe relacje handlowe monitoring może stanowić jedno z narzędzi wspierających bieżącą ocenę wiarygodności płatniczej kontrahentów bez konieczności każdorazowego samodzielnego sprawdzania ich danych.

Sprawdzanie własnej firmy – prawo każdego przedsiębiorcy

Pakiety KRD umożliwiają nie tylko weryfikację kontrahentów, ale też kontrolę danych na temat własnej działalności. Każda osoba fizyczna prowadząca Jednoosobową Działalność Gospodarczą ma prawo raz na sześć miesięcy sprawdzić siebie w KRD bezpłatnie. Klienci posiadający abonament mogą to robić bez limitu. Sprawdzenie własnej firmy pozwala na szybką reakcję w przypadku dodania informacji negatywnych do bazy KRD i uregulowania zobowiązania w miarę możliwie szybkim terminie aby ocena wiarygodności płatniczej nie uległa znacznemu pogorszeniu. 

Sprzeciw składany jest bezpośrednio do KRD poprzez formularz dostępny na stronie biura. Do wniosku należy dołączyć dokumenty potwierdzające zasadność sprzeciwu, np. potwierdzenie spłaty zobowiązania lub stosowny wyrok sądu. Zgodnie z przepisami w związku z prowadzoną weryfikacją możliwe jest wstrzymanie ujawniania informacji gospodarczej zasadniczo do 30 dni, a w szczególnie skomplikowanych przypadkach okres ten może zostać wydłużony do 45 dni. Za niesłuszny wpis grozi kara do 30 tyś. zł na rzecz Skarbu Państwa a przedsiębiorca a prawo wystąpić do Sądu o odszkodowanie od wierzyciela za szkodliwe działanie na wizerunek jego firmy.

Usługa „Kto o mnie pytał?" i rejestr zapytań

W ramach pakietu klienci KRD mogą korzystać z usługi ujawniania informacji z rejestru zapytań – inaczej zwanej „Kto o mnie pytał?". Dzięki niej przedsiębiorca dowiaduje się, który podmiot w ciągu ostatnich 12 miesięcy weryfikował jego firmę w KRD oraz jakie dane zostały mu udostępnione. Jest to narzędzie przydatne zarówno do monitorowania zainteresowania własną firmą, jak i weryfikacji podmiotów, które pobierały informacje gospodarcze na jej temat. Warto jednak pamiętać, że informacja o pobraniu danych nie przesądza o celu sprawdzenia przedsiębiorcy. Zapytanie może być związane m.in. z oceną potencjalnej współpracy, analizą ryzyka lub innymi procesami biznesowymi. Dostęp do tej usługi w panelu klienta KRD jest możliwy zarówno przez przeglądarkę, jak i aplikację mobilną.

Praktyczne aspekty korzystania z pakietów KRD dla małych firm

Klienci posiadający abonament uzyskują dostęp do panelu klienta, w którym mogą zarządzać sprawdzeniami, monitoringiem, automonitoringiem oraz przekazywać i aktualizować informacje gospodarcze. Panel umożliwia tworzenie subkont dla pracowników z różnymi zakresami uprawnień – np. wyłącznie do sprawdzania kontrahentów lub wyłącznie do obsługi przekazywania informacji gospodarczych. Administrator konta głównego może w każdej chwili modyfikować uprawnienia subkont, co pozwala zachować kontrolę nad działaniami poszczególnych użytkowników. 

W sekcji Ustawienia konta / Liczba darmowych usług panel wyświetla aktualne saldo bezpłatnych sprawdzeń w ramach pakietu. Informacja ta aktualizuje się na bieżąco po każdym pobranym raporcie. Dostępne jest też sprawdzenie telefoniczne – po wskazaniu numeru NIP kontrahenta opiekunowi centrum obsługi klienta wynik weryfikacji jest przesyłany SMS-em, a pełny raport e-mailem. 

Warto podkreślić, że w zakresie przekazywania informacji gospodarczych do KRD za prawdziwość, kompletność, aktualność oraz podstawę przekazania danych odpowiada podmiot przekazujący informacje. KRD jako biuro informacji gospodarczej realizuje również obowiązki wynikające z przepisów prawa. Podczas przekazywania informacji gospodarczej nie ma obowiązku załączania dokumentów do systemu, jednak podmiot przekazujący dane powinien posiadać dokumenty potwierdzające zasadność przekazania informacji na wypadek sporu lub sprzeciwu.

Podsumowanie – kiedy pakiet KRD jest uzasadniony dla małej firmy

Pakiety sprawdzania firm w KRD mogą być przydatne dla małych przedsiębiorców, którzy regularnie nawiązują nowe relacje handlowe, stosują odroczone terminy płatności lub działają w branżach, w których ryzyko opóźnień płatniczych jest wyższe. Ocena opłacalności abonamentu zależy od indywidualnych potrzeb przedsiębiorcy, częstotliwości weryfikacji kontrahentów oraz zakresu wykorzystywanych usług. Dostęp do Analizy Wiarygodności Płatniczej, monitoringu, automonitoringu oraz rejestru zapytań w ramach jednego pakietu może wspierać proces oceny wiarygodności płatniczej kontrahentów i bieżącego monitorowania informacji gospodarczych ujawnionych w KRD.