Jak sprawdzić wiarygodność kontrahentów online w Polsce?

Czym jest KRD?

Krajowy Rejestr Długów Biuro Informacji Gospodarczej S.A. jest biurem informacji gospodarczej działającym na podstawie ustawy o udostępnianiu informacji gospodarczych i wymianie danych gospodarczych.

KRD gromadzi i udostępnia informacje gospodarcze dotyczące przedsiębiorców oraz konsumentów zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dostęp do tych informacji nie jest ogólnodostępny – odbywa się na zasadach określonych w ustawie oraz w ramach usług świadczonych przez KRD, po zawarciu odpowiedniej umowy. Z jego usług korzystają firmy z różnych branż, instytucje finansowe oraz przedsiębiorcy, którzy chcą lepiej poznać swoich partnerów biznesowych.

Dlaczego warto sprawdzać kontrahentów?

Weryfikacja przedsiębiorcy może być szczególnie przydatna przed:

• udzieleniem kredytu kupieckiego,
• sprzedażą z odroczonym terminem płatności,
• podpisaniem umowy o większej wartości,
• rozpoczęciem długoterminowej współpracy,
• wyborem nowego dostawcy lub odbiorcy.

Raport nie odpowiada na pytanie, czy kontrahent na pewno wywiąże się z przyszłych zobowiązań. Dostarcza jednak informacji, które mogą pomóc przedsiębiorcy samodzielnie ocenić ryzyko współpracy. Warto przy tym pamiętać, że brak wpisu w KRD nie oznacza automatycznie braku zadłużenia lub problemów finansowych kontrahenta – oznacza jedynie, że w rejestrze nie ujawniono na jego temat żadnych informacji gospodarczych spełniających ustawowe warunki wpisu.

Jak można sprawdzić kontrahenta w KRD?

KRD udostępnia kilka usług, dzięki którym przedsiębiorcy mogą dopasować sposób weryfikacji do swoich potrzeb.

Raport o przedsiębiorcy

Najprostszym rozwiązaniem jest pobranie Raportu o przedsiębiorcy. Raport pozwala sprawdzić informacje gospodarcze dotyczące firmy dostępne w rejestrze KRD, w tym między innymi:

• dane identyfikacyjne przedsiębiorcy,
• informacje gospodarcze dotyczące zobowiązań,
• informacje pozytywne i negatywne,
• dane wierzycieli przekazujących informacje do KRD.

To rozwiązanie sprawdza się przy jednorazowej weryfikacji kontrahenta przed rozpoczęciem współpracy.

Raport Rozszerzony

Jeżeli planowana współpraca wiąże się z większym ryzykiem lub wysoką wartością transakcji, można skorzystać z Raportu Rozszerzonego.

W zależności od dostępnych danych raport może zawierać m.in.:

• szczegółowe informacje gospodarcze,
• Kategorię Wiarygodności Płatniczej (scoring),
• rekomendowany limit kupiecki,
• dane z Bazy Sprawozdań Finansowych KRD,
• informacje z rejestrów publicznych, takich jak KRS, REGON czy CEIDG.

Pozwala to uzyskać szerszy obraz przedsiębiorcy bez konieczności samodzielnego wyszukiwania informacji w wielu różnych źródłach.

Analiza Wiarygodności Płatniczej

Jednym z narzędzi dostępnych w ramach usług KRD jest Analiza Wiarygodności Płatniczej. Stanowi ona wsparcie przy ocenie przedsiębiorstwa na podstawie danych wykorzystywanych przez usługę. Analiza obejmuje m.in. kategorię wiarygodności płatniczej (scoring) oraz limit kupiecki.

Nie należy traktować jej jako gwarancji terminowej zapłaty. Powinna być jednym z elementów procesu oceny kontrahenta, obok informacji gospodarczych, danych finansowych czy historii dotychczasowej współpracy.

Rekomendowany limit kupiecki

Raport Rozszerzony może zawierać również rekomendowany limit kupiecki. Jest to wskaźnik wspierający przedsiębiorców przy ustalaniu maksymalnej wartości sprzedaży z odroczonym terminem płatności. Rekomendacja nie stanowi decyzji kredytowej ani gwarancji otrzymania zapłaty.

Przy ustalaniu warunków współpracy warto uwzględnić również:

• wartość kontraktu,
• długość terminu płatności,
• historię współpracy,
• zabezpieczenia transakcji,
• wewnętrzną politykę zarządzania ryzykiem.

Monitoring kontrahentów

Jednorazowe sprawdzenie pokazuje sytuację przedsiębiorcy w określonym momencie. W trakcie współpracy mogą jednak pojawić się nowe informacje.

Dlatego KRD oferuje usługę Monitoring Firm 24/7, która umożliwia bieżące obserwowanie wybranych przedsiębiorców. Monitoring pozwala otrzymywać powiadomienia o konkretnych zdarzeniach dotyczących danych monitorowanej firmy ujawnionych w KRD – m.in. o pojawieniu się nowej informacji gospodarczej, jej aktualizacji lub usunięciu – dzięki czemu przedsiębiorca nie musi samodzielnie regularnie wykonywać kolejnych sprawdzeń. To nie jest jednak narzędzie monitorujące ogólną sytuację finansową kontrahenta.

Rozwiązanie może być szczególnie przydatne przy:

• stałej współpracy z kontrahentem,
• długoterminowych umowach,
• sprzedaży z odroczonym terminem płatności,
• współpracy z kluczowymi dostawcami.

KRD Mobile

Przedsiębiorcy mogą korzystać również z aplikacji KRD Mobile, która umożliwia dostęp do wybranych usług KRD z poziomu urządzenia mobilnego.

Aplikacja pozwala m.in. sprawdzać informacje dotyczące przedsiębiorców, uruchamiać monitoring wybranych podmiotów oraz korzystać z funkcji dostępnych w ramach posiadanego pakietu usług.

Integracja z systemami firmowymi

Przedsiębiorstwa realizujące dużą liczbę weryfikacji mogą korzystać z rozwiązań umożliwiających automatyzację procesu.

KRD udostępnia m.in.:

• integrację przez API,
• sprawdzanie wielu przedsiębiorców jednocześnie,
• rozwiązania wspierające systemy ERP i CRM,
• monitoring dużych portfeli kontrahentów.

Jak interpretować informacje z raportu?

Raport KRD powinien być analizowany jako źródło informacji wspierające podejmowanie decyzji biznesowych.

Przy ocenie kontrahenta warto zwrócić uwagę na:

• informacje gospodarcze,
• wartość i liczbę zobowiązań,
• status poszczególnych informacji,
• scoring,
• rekomendowany limit kupiecki,
• dane finansowe,
• informacje z rejestrów publicznych.

Najbardziej rzetelną ocenę można uzyskać, analizując wszystkie dostępne informacje łącznie, a nie opierając decyzję wyłącznie na jednym wskaźniku lub pojedynczym wpisie – pamiętając przy tym, że sam brak wpisu w rejestrze nie jest równoznaczny z potwierdzeniem dobrej kondycji finansowej kontrahenta.

Dobre praktyki przy weryfikacji kontrahentów

Przy ocenie nowego partnera biznesowego warto:

• sprawdzić przedsiębiorcę przed podpisaniem umowy,
• korzystać z Raportu Rozszerzonego przy większych transakcjach,
• monitorować kluczowych kontrahentów w trakcie współpracy,
• regularnie aktualizować ocenę ryzyka,
• analizować informacje z KRD razem z danymi z KRS, CEIDG, sprawozdaniami finansowymi oraz własnymi doświadczeniami ze współpracy.

Podsumowanie

KRD oferuje przedsiębiorcom kilka narzędzi służących do weryfikacji kontrahentów online. W zależności od potrzeb można skorzystać z podstawowego Raportu o przedsiębiorcy, Raportu Rozszerzonego, Analizy Wiarygodności Płatniczej, usługi Monitoringu Firm 24/7, aplikacji KRD Mobile lub rozwiązań integracyjnych przeznaczonych dla przedsiębiorstw obsługujących dużą liczbę kontrahentów.

Żadna z tych usług nie przesądza o przyszłym zachowaniu kontrahenta, a brak wpisu w rejestrze nie jest równoznaczny z brakiem zadłużenia czy problemów finansowych. Usługi te mogą jednak dostarczyć informacji, które pomagają przedsiębiorcy samodzielnie ocenić ryzyko współpracy i podejmować bardziej świadome decyzje biznesowe.