KRD a weryfikacja dostawców w sektorze publicznym – praktyczny przewodnik

Dlaczego warto weryfikować dostawców?

Instytucje publiczne realizują zadania o istotnym znaczeniu społecznym, dlatego wybór partnerów biznesowych powinien być poprzedzony analizą dostępnych informacji.

Problemy finansowe wykonawcy mogą wpływać m.in. na:

• terminowość realizacji zamówienia,
• ciągłość dostaw,
• konieczność wprowadzania zmian organizacyjnych,
• wydłużenie postępowań związanych z dochodzeniem należności.

Sama obecność informacji gospodarczych nie przesądza o zdolności wykonawcy do realizacji umowy, jednak może stanowić sygnał wymagający pogłębionej analizy.

Czym jest KRD?

Krajowy Rejestr Długów Biuro Informacji Gospodarczej S.A. jest biurem informacji gospodarczej działającym na podstawie ustawy o udostępnianiu informacji gospodarczych i wymianie danych gospodarczych.

KRD gromadzi, przechowuje i udostępnia informacje gospodarcze dotyczące konsumentów oraz przedsiębiorców zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Informacje gospodarcze mogą przekazywać do KRD podmioty uprawnione ustawowo, m.in.:

• przedsiębiorcy,
• banki i instytucje finansowe,
• jednostki samorządu terytorialnego,
• spółdzielnie mieszkaniowe,
• inne podmioty spełniające warunki określone w ustawie.

Oznacza to, że jednostki sektora publicznego mogą zarówno korzystać z informacji udostępnianych przez KRD, jak i – po spełnieniu warunków ustawowych – przekazywać informacje gospodarcze dotyczące swoich dłużników.

Jakie informacje można uzyskać z KRD?

W zależności od wybranej usługi KRD umożliwia uzyskanie informacji, które mogą wspierać ocenę kontrahenta przed podpisaniem umowy lub w trakcie jej realizacji.

Sprawdzenie przedsiębiorcy

Podstawowym narzędziem jest możliwość sprawdzenia przedsiębiorcy w KRD. Weryfikacja odbywa się na podstawie numeru NIP sprawdzanego podmiotu i nie wymaga uzyskania jego upoważnienia ani zgody – co ma istotne znaczenie dla instytucji publicznych prowadzących postępowania weryfikacyjne na dużą skalę.

Raport może zawierać m.in.:

• informacje gospodarcze dostępne w KRD,
• dane identyfikacyjne przedsiębiorcy,
• informacje o zobowiązaniach przekazanych zgodnie z ustawą,
• dane wspierające ocenę kontrahenta.

Stanowi to jeden z elementów procesu weryfikacji wykonawcy przed rozpoczęciem współpracy.

Raport Rozszerzony

W przypadku bardziej szczegółowej analizy przedsiębiorca lub instytucja może skorzystać z Raportu Rozszerzonego KRD. To znacznie więcej niż raport finansowy – w zależności od dostępności danych może obejmować m.in.:

• informacje gospodarcze oraz dane z Bazy Sprawozdań Finansowych KRD,
• dane z rejestrów publicznych, takich jak KRS, CEIDG, Krajowy Rejestr Zadłużonych (KRZ) czy Rejestr Należności Publicznoprawnych (RNP),
• informacje o reprezentacji przedsiębiorstwa i zmianach rejestrowych,
• dane o powiązaniach podmiotu,
• informacje dodatkowe dotyczące toczących się postępowań restrukturyzacyjnych, upadłościowych lub egzekucyjnych – jeżeli są dostępne w źródłach wykorzystywanych przez usługę,
• wybrane wskaźniki finansowe.

Dzięki temu wiele istotnych informacji dostępnych jest w jednym raporcie, bez konieczności samodzielnego przeszukiwania różnych źródeł.

Analiza Wiarygodności Płatniczej

KRD oferuje również Analizę Wiarygodności Płatniczej – usługę dostępną dla podmiotów niebędących konsumentami. Jej wynikiem jest przypisanie ocenianemu podmiotowi kategorii wiarygodności płatniczej, wyznaczanej na podstawie informacji gospodarczych zgromadzonych w KRD oraz danych z rejestrów publicznych. Analiza nie jest gwarancją przyszłych zachowań płatniczych kontrahenta – stanowi wsparcie procesu decyzyjnego i może być szczególnie pomocna przy analizie potencjalnych wykonawców w przypadku długoterminowej współpracy lub kontraktów o większej wartości.

Monitoring przedsiębiorców

Jednorazowa weryfikacja nie zawsze jest wystarczająca, zwłaszcza przy umowach realizowanych przez wiele miesięcy lub lat.
Monitoring KRD umożliwia otrzymywanie powiadomień o zmianach danych ujawnionych w KRD dotyczących obserwowanych przedsiębiorców – nie jest to jednak stała, pełna ocena ogólnej sytuacji finansowej wykonawcy, a informacja o konkretnych zmianach w zakresie danych zgromadzonych w rejestrze. Dzięki temu instytucja może na bieżąco śledzić sygnały, które mogą mieć znaczenie dla dalszej współpracy.

Jak interpretować informacje z KRD?

Informacje gospodarcze powinny być analizowane jako jeden z elementów procesu oceny wykonawcy.

Podobnie brak informacji gospodarczych nie oznacza automatycznie, że współpraca będzie pozbawiona ryzyka. Dlatego warto uwzględniać również:

• dane z KRS lub CEIDG,
• sprawozdania finansowe,
• doświadczenie wykonawcy,
• referencje,
• warunki realizacji zamówienia.

Dopiero analiza wielu źródeł informacji pozwala uzyskać pełniejszy obraz potencjalnego kontrahenta.

KRD jako wsparcie zarządzania ryzykiem

Informacje gospodarcze mogą być wykorzystywane na różnych etapach współpracy z wykonawcą.

Przed podpisaniem umowy

Raport KRD może stanowić jeden z elementów oceny przedsiębiorcy przed rozpoczęciem współpracy.

W trakcie realizacji kontraktu

Monitoring przedsiębiorców pozwala śledzić zmiany dotyczące obserwowanych podmiotów i ułatwia bieżącą ocenę informacji mogących mieć znaczenie dla realizacji umowy.

Po zakończeniu współpracy

Jeżeli spełnione są warunki określone w ustawie, jednostka sektora publicznego może przekazać do KRD informacje gospodarcze dotyczące swojego dłużnika.

Dobre praktyki dla jednostek sektora publicznego

Co warto stosować?

Takie podejście pomaga uporządkować proces oceny kontrahentów oraz zwiększa przejrzystość podejmowanych decyzji.

Podsumowanie

Ocena dostawców w sektorze publicznym wymaga uwzględnienia wielu źródeł informacji. Dane dostępne w KRD mogą stanowić jedno z narzędzi wspierających analizę przedsiębiorców zarówno przed zawarciem umowy, jak i w trakcie jej realizacji.

Oprócz podstawowego sprawdzenia przedsiębiorcy KRD oferuje również Raport Rozszerzony, zawierający dodatkowo dane z Bazy Sprawozdań Finansowych KRD i innych rejestrów publicznych, Analizę Wiarygodności Płatniczej oraz monitoring przedsiębiorców. Korzystanie z tych rozwiązań, w połączeniu z analizą danych rejestrowych i dokumentów finansowych, pozwala prowadzić bardziej uporządkowany proces oceny kontrahentów i wspiera podejmowanie świadomych decyzji w zakresie współpracy z wykonawcami.